Farklı Yazılmış Karot Tekliflerini Aynı Dile Çevirmek

Aynı iş için aldığınız teklifler her zaman aynı işi anlatmaz. Biri delik sayısı yazar, öteki toplam bir tutar; biri molozu dahil eder, öteki hiç anmaz. Toplamları karşılaştırmadan önce teklifleri tek bir iş tarifine çevirmeniz gerekir. Fiyatın neye göre oluştuğu ayrı bir konudur; burada aranan, yazılış farklarıdır.

Henüz teklif toplamadıysanız işe firmaları bulup aday listesini daraltma adımlarıyla başlayın. Aşağıdakiler elinizde en az iki teklif olduğunda işe yarar.

Karşılaştırmaya başlamadan önce elinizdeki tekliflerin hepsinin yazılı olduğundan emin olun. Telefonda söylenen bir rakamı yazılı bir teklifle yan yana koymak, birini kâğıt üzerinde öteki ise hafızada olan iki farklı şeyi karşılaştırmaktır. Sözlü fiyat veren firmadan kısa bir mesajla da olsa yazılı hâlini isteyin.

Aynı işi mi fiyatlamışlar: önce işi bir kâğıda yazın

Teklifleri okumadan önce kendi iş tarifinizi yazın. Kısa olabilir; önemli olan her firmaya aynı bilgiyi vermiş olmanızdır. Tarifte şunlar bulunsun: kaç delik ya da kaç metre kesim, yaklaşık çap ya da açıklık ölçüsü, delinecek elemanın ne olduğu (duvar, döşeme, perde, kiriş), katı ve erişimi, çalışılabilecek saatler.

Sonra her teklifi bu tarifin yanına koyun ve sorun: bu firma tarifteki her şeyi fiyatlamış mı? Bir firma dört delik yerine üç delik yazmışsa, ya bir deliği unutmuştur ya da telefonda farklı anlamıştır. Bir firma kesim ölçüsünü sizin söylediğinizden küçük yazmışsa, toplamı düşük görünür ama iş aynı iş değildir.

Bu adımda bir şey daha fark edersiniz: firmalardan biri tarifinizde olmayan bir şeyi eklemiş olabilir. Örneğin kesimden önce tarama ya da kesimden sonra kenar düzeltme. Bunu fazlalık diye hemen silmeyin. Firmanın neden eklediğini sorun; bazen tarifinizde eksik olan şeyi gösterir.

Delik işindeyseniz tarifinizi delik teklifinde bulunması gereken çap, adet ve dahil kalemlerle karşılaştırıp eksiğini tamamlayın.

Tarifinizi yazarken bilmediğiniz şeyi tahmin etmeyin, bilinmiyor diye yazın. Duvar kalınlığını ya da donatı durumunu bilmiyorsanız bunu açıkça belirtmek, firmaların da bu belirsizliği aynı biçimde fiyatlamasını sağlar. Bir firma bilinmeyen için bir varsayım yazar, öteki yazmazsa, aradaki farkın nereden geldiğini görürsünüz. Tahmini bir ölçü verirseniz, her firma o ölçüye göre fiyat verir ve sahada çıkan gerçek ölçü tekliflerin hepsini aynı anda geçersiz kılar.

Birinde olup ötekinde olmayan satır

Teklifler arasındaki farkın büyük kısmı, birinde yazılı olup ötekinde hiç geçmeyen satırlardan gelir. Bu satırlar genelde iş bittikten sonra ayrıca istenen şeylerdir. Elinizdeki her teklif için aşağıdaki konuların dahil, hariç ya da hiç anılmamış olduğunu işaretleyin:

• Moloz ve çıkan beton parçalarının sahadan götürülmesi.
• Delme suyunun toplanması ve alanın temizliği.
• Delik çevresinin ya da kesim kenarının onarımı, sıva ve boya.
• Makinenin kata çıkarılması; asansör yoksa merdivenden taşıma.
• Elektrik ve su ihtiyacının kimden karşılanacağı.
• Gerekirse iş öncesi tarama.
• Yol ve ulaşım, özellikle il içinde mesafe uzunsa.

"Hiç anılmamış" işaretli satırlar en önemlileridir. Bunları firmaya tek tek sorun ve yanıtı teklife ekletin. Bir firma "moloz bizde" diyorsa bu bir cümle olarak yazılsın; telefonda söylenen, iş sonunda hatırlanmayabilir. Firma uzaktan gelecekse yol bedelinin üç farklı yazılış biçimi de bu listeye girer.

Satırları işaretledikten sonra eksikleri tamamlatmak için her firmaya aynı listeyi gönderin. Bir firmaya moloz sorup ötekine sormazsanız, karşılaştırmanız yine dengesiz kalır. Firmaların yanıtları geldiğinde teklifleri yeniden okuyun. Toplamlar arasındaki fark genellikle ya kapanır ya da artık nedenini bildiğiniz bir farka dönüşür.

Bazen bir firmanın teklifi diğerlerine göre çok ayrıntılı, ötekininki tek satırdır. Ayrıntılı teklifi daha pahalı ya da karmaşık görmek kolaydır. Oysa ayrıntı, firmanın işi nasıl anladığını gösterir. Tek satırlık teklifin arkasında aynı ayrıntı olup olmadığını öğrenmenin yolu, o firmaya ayrıntılı teklifteki satırları tek tek sormaktır.

Asgari bedel, iptal ve erteleme

Küçük işlerde birçok firma bir asgari bedel uygular: iş ne kadar az olursa olsun, ekibin gelmesinin bir karşılığı vardır. Bu bedel teklifte yazıyorsa sorun yoktur. Yazmıyorsa ve işiniz küçükse, toplamın bu bedele göre mi hesaplandığını sorun. Aksi hâlde birim fiyatla hesapladığınız tutar ile önünüze gelen fatura birbirini tutmaz.

İptal ve erteleme de teklifler arasında en az yazılan konulardır. Ekip yola çıktıktan sonra iş ertelenirse ne olur? Alan hazır olmadığı için ekip geri dönerse bir bedel istenir mi? Hava ya da bina yönetimi yüzünden iş kayarsa yeni gün nasıl belirlenir? Bu soruların yanıtı teklifte varsa, olası bir aksilikte ne ödeyeceğinizi bilirsiniz.

Ödeme biçimini de bu başlıkta okuyun. Peşin, iş sonunda ya da aşamalı ödeme farklı riskler taşır. Aşamalı ödemede son taksiti işi teslim aldığınız güne bağlamak en az riskli yoldur.

Teklifin geçerlilik süresine de bakın. Bazı teklifler belli bir tarihe kadar geçerlidir; iş o tarihten sonra başlarsa fiyat yenilenebilir. Elinizdeki tekliflerin geçerlilik süreleri farklıysa ve işin başlama tarihi henüz belli değilse, bu fark da karşılaştırmaya girmelidir.

Belirsiz cümleler: "gerekirse", "duruma göre"

Bazı teklifler sayılar kadar sözcüklerle de konuşur. "Gerekirse tarama yapılır", "duruma göre ek ücret alınır", "zemin uygunsa" gibi ifadeler, bir şeyin sonradan değişebileceğini söyler ama neyin, hangi koşulda ve ne kadar değişeceğini söylemez.

Her belirsiz ifadeyi bir soruya çevirin. "Gerekirse" kim karar verir, size sorulur mu? "Duruma göre" hangi durum, ek bedel nasıl hesaplanır? "Uygunsa" uygun değilse ne olur, iş durur mu? Yanıtları teklife ekletin. Belirsiz ifade hiç olmayan teklif zor bulunur; ama belirsizliği az olan teklif, karşılaştırmada üzerine daha rahat karar verilebilecek olandır.

Belirsizliği ölçmenin pratik bir yolu var: teklifi okuyup işin sonunda ödeyeceğiniz tutarı tahmin edin. Aralık genişse teklif belirsizdir. Aralık darsa firma işi iyi tanımlamıştır. Farkı toplam rakam değil, bu aralığın genişliği gösterir.

Karşılaştırmanın sonunda en düşük toplamı değil, işi en açık tarif eden ve eksik satırı en az olan teklifi aramak gerekir. Toplamı yüksek ama her şeyi içeren bir teklif, iş sonunda düşük görünen ama sonradan ek bedel çıkaran bir tekliften daha az ödemenize yol açabilir. Bunu anlamanın tek yolu, her teklifi aynı iş tarifine çevirip eksiklerini tamamlattıktan sonra toplamları karşılaştırmaktır.

Firmaların sorularınıza nasıl yanıt verdiği de bir bilgi kaynağıdır. Eksik satırları sorduğunuzda hızlı ve net yanıt veren firma, iş sırasında da büyük olasılıkla aynı biçimde iletişim kurar. Yanıt gecikiyor ya da her soruda başka bir şey söyleniyorsa bunu da hesaba katın.

Bu durumlarda teklifi henüz kabul etmeyin

• Teklif yalnız sözlü verildiyse ve yazılı hâli gelmediyse.
• Elinizdeki teklif kendi iş tarifinizden farklı bir işi fiyatlıyorsa.
• Toplam belirgin biçimde düşük ama moloz, temizlik ve onarım hiç anılmıyorsa.
• "Duruma göre" ifadesinin ne anlama geldiği sorulduğunda net yanıt alamıyorsanız.
• Ödemenin tamamı iş başlamadan isteniyorsa.

Bu noktalarda durmak teklifi reddetmek değildir. Eksiği tamamlatıp yeniden okumak genellikle yeterlidir.