Birden Fazla İlde Karot İşi: Şube ve Mağaza Projelerinde Firma

Mağaza zinciri, banka şubeleri, bayi ağı ya da kurum binaları için yapılan projelerde aynı karot ve kesme işi birkaç şehirde tekrar eder: her şubede klima ve havalandırma geçişi, her mağazada vitrin ya da kasa önünde bir kesim. Bu işleri yönetenin önündeki ilk karar, tek bir firmayla mı yoksa her ilde ayrı firmayla mı çalışacağıdır. Her iki yol da işler; hangisinin sizin projenize uyduğunu iş tarifinin ne kadar standart olduğu, takvimin sıkılığı ve şirketinizin fatura düzeni belirler.

Karar vermeden önce şube listesini çıkarın: her şubenin ili, işin türü, yaklaşık kapsamı ve hedeflenen tarih. Liste olmadan firmalarla konuşmak, her birine projeyi farklı anlatmanıza yol açar. Liste elinizdeyse firmalar da hangi şubelere ekip gönderebileceklerini ve hangi takvimi tutabileceklerini daha gerçekçi söyler. Her firmayı yine tek iş için uygulanan seçim adımlarından geçirin.

Tek firma mı, il il firma mı

Tek firmayla çalışmanın başlıca kazancı tutarlılıktır. Aynı ekip, aynı makine ve aynı alışkanlıkla her şubede benzer sonuç alırsınız. Tek bir sözleşme, tek bir fatura düzeni ve tek bir muhatap vardır. Bir şubede çıkan sorunun çözümü, sonraki şubelere doğrudan aktarılır.

Bedeli ise yol ve takvimdir. Tek firmanın ekibi şehir şehir dolaşır; her yolculuk zaman ve gider demektir. Şubelerin açılış tarihleri birbirine yakınsa tek ekip yetişemeyebilir. Firmanın birden fazla ekibi olup olmadığını ve bu ekiplerin aynı anda farklı illerde çalışıp çalışamayacağını sorun. Ekibin yolu, konaklaması ve uzayan günü teklifte başka ilden firma getirirken olduğu gibi ayrı satırlarda görünmelidir.

Her ilde ayrı firmayla çalışmak yol giderini azaltır ve takvimi esnetir; yerel firma şehrin trafiğini, bina yönetimlerinin alışkanlıklarını ve moloz düzenini bilir. Ama her ilde ayrı bir seçim, ayrı bir belge kontrolü ve ayrı bir sözleşme demektir. İşin kalitesi şehirden şehre değişebilir.

Birçok proje ikisinin arasında bir yol bulur: yoğun olduğunuz illerde tek ana firma, seyrek iş olan illerde yerel firma. Hangi yolu seçerseniz seçin, aşağıdaki iş tarifi her firmaya aynı biçimde gitmelidir.

Karar verirken şube sayısına ve yayılımına bakın. Şubelerin çoğu birkaç ilde toplanmışsa tek firma bu illerde rahat çalışır. Şubeler birbirinden uzak ve dağınık illerdeyse tek firmanın yol giderleri her şubeye ayrı yansır. Bir de işin tekrarlanma sıklığı var: proje bir kerelikse ayrı firmalar yeterli olabilir; yıllara yayılan bir bakım ve yenileme programıysa tek firmanın işi tanıması zamanla değer kazanır.

Her il için aynı iş tarifi

Çok şehirli projelerde her şubenin işini telefonda baştan anlatmak hem size hem firmaya vakit kaybettirir. Bunun yerine bir standart iş tarifi hazırlayın ve her şube için yalnız değişen bilgileri ekleyin.

Standart tarifte bulunması gerekenler:

• İş türü ve tekrar eden ölçüler: delik çapları, kesim açıklıkları, delinecek elemanın türü.
• Kabul ölçütü: ölçüde ne kadar sapmaya izin verildiği, kenarın nasıl bırakılacağı.
• Çalışma koşulları: mağaza açıkken mi kapalıyken mi, toz ve su için alınacak önlem, gürültü kısıtı.
• Temizlik, moloz ve onarımın kimde olduğu.
• Teslimde istenecekler: fotoğraf, ölçü notu, garanti yazısı.

Şubeye özel eklenecekler ise adres, kat ve erişim, bina yönetimiyle ilgili kısıtlar, şube sorumlusunun adı ve çalışılabilecek tarihlerdir. Her şube için kısa bir fotoğraf ve video seti de tarife eklenirse firmalar sahaya gelmeden ön değerlendirme yapabilir.

Aynı tarif her firmaya gittiğinde tekliflerin karşılaştırılması da kolaylaşır. Farklı illerden gelen tekliflerdeki farkın işin kendisinden mi yoksa yol, erişim ve yerel koşullardan mı geldiğini ayırabilirsiniz.

İlk şubeyi bir deneme gibi kullanın. Standart tarifin eksiklerini ilk işte görürsünüz: firma bir şeyi sormuştur, ekip bir konuda tereddüt etmiştir, teslimde bir şey eksik kalmıştır. Bu eksikleri tarife ekleyip ondan sonraki şubelere öyle gönderin. Her şubede aynı sorunla karşılaşmamanın yolu budur.

Takvim, fatura ve evrak düzeni

Takvimde iki risk vardır: firmanın yetişememesi ve şubenin hazır olmaması. İlki için firmadan, kaç şubeyi hangi aralıkla yapabileceğini yazılı isteyin. İkincisi için her şube sorumlusundan, ekip gelmeden önce alanın boşaltıldığını ve bina yönetiminden izin alındığını teyit etmesini isteyin. Ekibin hazır olmayan bir şubeden geri dönmesi, il dışında ciddi bir gidere dönüşür.

Fatura düzenini baştan konuşun. Tek firmayla çalışıyorsanız her şube için ayrı fatura mı yoksa dönemsel tek fatura mı kesileceğini, faturada şube adresinin ve iş tarifinin yer alıp almayacağını belirleyin. Muhasebeniz şube bazında maliyet izliyorsa, bu ayrım baştan yapılmazsa sonradan ayrıştırmak zor olur.

Evrak tarafında her il için aynı belge setini isteyin: vergi levhası, sigorta poliçesi, yazılı garanti ve kurumunuzun güvenlik birimi gerektiriyorsa giriş için istenen belgeler. Her ilde ayrı firma kullanıyorsanız bu setin her firmadan eksiksiz geldiğini bir listede izleyin. Kamu kurumu ya da şirket adına iş verirken istenen firma dosyasının tam listesi bu sete temel olabilir.

İllere göre değişen koşullar da takvimi etkiler. İstanbul'da apartman içindeki şubelerde yönetim izni, İzmir'de eski binalarda yapının durumu, Konya'da il içindeki mesafe ayrıca planlanması gereken konulardır.

Merkezden yönetilen projelerde iletişim düzeni de önemlidir. Firmadan tek bir proje sorumlusu isteyin; şubelerdeki sorunlar ona iletilsin, o da size raporlasın. Her şube sorumlusunun ayrı ayrı firmayı araması, bilgi dağınıklığına ve aynı sorunun farklı biçimde çözülmesine yol açar.

Proje bittiğinde her şubenin teslim belgelerini tek bir yerde toplayın: teklif, fatura, garanti yazısı, teslim fotoğrafları. Şubelerden birinde garanti kapsamında bir sorun çıktığında, hangi firmanın hangi tarihte ne yaptığını aramakla vakit kaybetmezsiniz. Ayrı firmalarla çalıştıysanız bu kayıt, bir sonraki projede hangi illerde hangi firmayla devam edeceğinize karar vermenizi de kolaylaştırır.

Teslimlerin merkezden kontrolü için şube sorumlularına basit bir şablon verin: işin adresi, tarih, yapılan işin kısa tarifi, ölçü notu, fotoğraflar ve varsa eksikler. Aynı şablonla gelen bilgiler, şubeleri birbiriyle karşılaştırmanızı ve hangi şubede sorun yaşandığını kolayca görmenizi sağlar.

Çok şubeli işte firmaya beş soru

• Aynı anda kaç ekibi farklı illerde çalıştırabilirsiniz? Takvimin gerçekçi olup olmadığını bu belirler.
• Standart iş tarifimizi okuyup her şube için aynı biçimde teklif verebilir misiniz? Tekliflerin karşılaştırılabilir olması buna bağlıdır.
• Bir şube hazır değilse ekip ne yapar, bedeli nasıl hesaplanır? İl dışı gecikmelerin maliyeti yüksektir.
• Faturayı şube bazında kesebilir misiniz? Muhasebe düzeniniz için gereklidir.
• Her şubede teslimde fotoğraf ve ölçü notu verir misiniz? Merkezden takip edebilmenin yolu budur.